Informativa sul trattamento dei dati personali di clienti, fornitori e loro referenti
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) – edizione ottobre 2026
1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è Synhexis srl, con sede legale in viale Giacomo Matteotti 20, 27100 Pavia (PV) e sede operativa in via Francia 1, 21013 Gallarate (VA), C.F. e P.IVA 03020430181 ("Synhexis").
Recapiti per ogni questione relativa ai dati personali: PEC synhexissrl@ultracert.it oppure raccomandata A/R a Synhexis srl, viale Giacomo Matteotti 20, 27100 Pavia (PV).
2. A chi si rivolge questa informativa
La presente informativa riguarda le persone fisiche i cui dati personali Synhexis tratta nell'ambito dei rapporti commerciali con imprese e professionisti, e in particolare:
- titolari, legali rappresentanti, dipendenti e collaboratori di clienti, potenziali clienti e fornitori di Synhexis ("referenti");
- clienti e fornitori che siano persone fisiche, come imprenditori individuali e professionisti.
Non riguarda i dati personali eventualmente presenti nei sistemi dei clienti durante le attività di assistenza, anche da remoto, sugli impianti forniti, che restano sotto la titolarità del cliente. Non riguarda inoltre la navigazione sul sito internet, disciplinata dalla privacy e cookie policy del sito.
3. Dati trattati e fonte
Synhexis tratta i seguenti dati personali:
- dati identificativi e di contatto: nome, cognome, ruolo e azienda di appartenenza, indirizzo e-mail e numero di telefono aziendali;
- dati relativi al rapporto commerciale: richieste, offerte, ordini, corrispondenza, verbali di collaudo e di intervento, firme apposte sui documenti contrattuali;
- dati amministrativi e fiscali, per i clienti e fornitori persone fisiche: codice fiscale, partita IVA, dati di fatturazione e di pagamento;
- dati tecnici di accesso, quando Synhexis accede da remoto agli impianti su autorizzazione del cliente: nominativo di chi autorizza l'accesso, data e durata della sessione.
Synhexis non tratta categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) né dati relativi a condanne penali e reati.
I dati sono forniti direttamente dall'interessato oppure dall'azienda per cui lavora, nell'ambito delle trattative e dei contratti con Synhexis. Possono essere raccolti anche da fonti pubbliche, come il Registro delle imprese, i siti internet aziendali e i profili professionali pubblici.
4. Finalità e basi giuridiche
Synhexis tratta i dati solo per le finalità indicate in tabella, ciascuna con la propria base giuridica.
| Finalità | Base giuridica (art. 6 GDPR) |
|---|---|
| Rispondere a richieste, preparare offerte, gestire trattative | Misure precontrattuali (lett. b) o legittimo interesse a gestire i rapporti con le imprese (lett. f) |
| Concludere ed eseguire contratti di fornitura e di acquisto: progettazione, consegna, installazione, collaudo, assistenza e garanzia | Esecuzione del contratto (lett. b); per i referenti di imprese, legittimo interesse di Synhexis e dell'impresa (lett. f) |
| Adempimenti amministrativi, contabili e fiscali | Obbligo di legge (lett. c) |
| Assistenza da remoto sugli impianti, su autorizzazione del cliente | Esecuzione del contratto (lett. b) e legittimo interesse alla sicurezza degli accessi (lett. f) |
| Tutela dei diritti di Synhexis, recupero crediti, gestione di contestazioni e contenziosi | Legittimo interesse (lett. f) |
| Invio ai clienti di comunicazioni su prodotti e servizi analoghi a quelli già acquistati | Legittimo interesse (lett. f) e art. 130, comma 4, D.Lgs. 196/2003; l'interessato può opporsi in ogni momento |
Per finalità di marketing verso soggetti diversi dai clienti, Synhexis chiede un consenso specifico e separato.
5. Conferimento dei dati
Il conferimento dei dati necessari a trattative, contratti e obblighi di legge è necessario: senza di essi Synhexis non può formulare offerte né eseguire il rapporto. Il conferimento per le comunicazioni commerciali è facoltativo e il rifiuto non ha conseguenze sul rapporto.
6. Modalità del trattamento
I dati sono trattati con strumenti elettronici e cartacei da personale autorizzato e istruito, con misure tecniche e organizzative adeguate a proteggerli da accessi non autorizzati, perdita o alterazione. Non sono adottati processi decisionali automatizzati né profilazione.
7. Destinatari dei dati
I dati possono essere comunicati, per le sole finalità indicate, a:
- consulenti fiscali, legali e del lavoro, studi professionali;
- banche e istituti di pagamento;
- vettori, spedizionieri e corrieri;
- fornitori e subfornitori coinvolti nell'esecuzione delle forniture;
- fornitori di servizi informatici, cloud, posta elettronica e assistenza da remoto;
- autorità pubbliche e giudiziarie, quando previsto dalla legge.
I soggetti che trattano dati per conto di Synhexis sono nominati responsabili del trattamento (art. 28 GDPR); gli altri operano come titolari autonomi. I dati non sono diffusi. L'elenco aggiornato dei responsabili è disponibile su richiesta.
8. Trasferimenti fuori dall'Unione europea
Alcuni fornitori di servizi informatici possono conservare o trattare i dati in Paesi esterni all'Unione europea. In tali casi il trasferimento avviene solo verso Paesi con decisione di adeguatezza della Commissione europea, oppure sulla base delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione (art. 46 GDPR). Una copia delle garanzie adottate può essere richiesta ai recapiti indicati al punto 1.
9. Periodo di conservazione
| Dati | Durata della conservazione |
|---|---|
| Contratti, fatture, documenti contabili e corrispondenza relativa | 10 anni dalla cessazione del rapporto (art. 2220 c.c.) |
| Trattative e offerte non seguite da contratto | 24 mesi dall'ultimo contatto |
| Comunicazioni commerciali ai clienti | Fino all'opposizione dell'interessato |
| Registri degli accessi da remoto | 12 mesi dalla sessione |
| Dati necessari in caso di contestazioni o contenziosi | Fino alla definizione della controversia e allo scadere dei termini di impugnazione |
Al termine i dati sono cancellati o resi anonimi.
10. Diritti degli interessati
L'interessato può esercitare in ogni momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR:
- accesso ai propri dati e copia degli stessi;
- rettifica dei dati inesatti o incompleti;
- cancellazione, nei casi previsti dalla legge;
- limitazione del trattamento;
- portabilità dei dati forniti, quando il trattamento si basa sul contratto o sul consenso;
- opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse e, senza necessità di motivazione, all'invio di comunicazioni commerciali;
- revoca del consenso eventualmente prestato, senza pregiudizio per il trattamento già effettuato.
Le richieste vanno inviate alla PEC synhexissrl@ultracert.it oppure con raccomandata A/R alla sede legale indicata al punto 1. Synhexis risponde entro un mese dal ricevimento, prorogabile di due mesi nei casi complessi (art. 12 GDPR).
11. Reclamo
L'interessato ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'autorità di controllo dello Stato UE in cui risiede o lavora.
12. Aggiornamenti
Synhexis può aggiornare la presente informativa. La versione in vigore è pubblicata sul sito www.synhexis.com con indicazione della data di aggiornamento.
Ultimo aggiornamento: ottobre 2026